ormat surat dan contoh-contohnya.
· Format Block (Block Format) : Business Letter
Format block pada business letter merupakan format surat bisnis yang paling sederhana atau simpel diantara ketiga format surat bisnis yang lain karena semuanya diletakkan pada bagian kiri surat.
· Modified Block Format: Business Letter
Pada Modified block format businses letter, letak penulisan alamat (address), tanggal (date),closing (penutup), tanda tangan (signature) dan nama (printed name) berada di bagian kanan surat.
· Semi-Block (Indented) Format: Business Letter
Pada semi-block (indented) format business letter, format penulisannya hampir sama dengan Modified Block Format, tetapi pada bagian isi, paragraphnya dibuat menjorok ke dalam, sedangkan pada Modified Bock Format tidak.
Dalam surat formal yang ditulis dalam format standar tempatkan alamat anda atau alamat perusahaan pada bagian atas surat (kop surat). Lalu tempatkan alamat orang atau perusahaan yang dituju dibagian atas kiri surat. dan tempatkan juga tanggal pada bagian kanan atas surat sejajar dengan alamat yang dituju.
· POSISI ALAMAT PENGIRIM DAN TANGGAL
Pada British English, alamat dan tanggal diletakkan di sudut kanan atas seperti contoh di bawah ini:
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Pada American English, alamat pengirim diletakkan di:
1. Sebelah kiri, di bawah tanggal, atau
2. Di akhir surat, di bawah tanda tangan
January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Sebelum kita membahas posisi alamat penerima, ada baiknya perhatikan hal-hal berikut ini:
Urutan dalam penulisan Penerima dalam Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:
Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr …
NEGARA (huruf besar semua)
Pada British English, letak penerima surat sejajar dengan tanggal seperti di bawah ini:
Mr. James Hunt 25 January 2012
Sedangkan pada American English, alamat penerima diletakkan 2 baris di bawah alamat pengirim (atau 2 baris dibawah tanggal jika alamat pengirim diletakkan dibawah tanda tangan).
January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
January 25, 2012Mr. James Hunt
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Di bawah ini akan kami jelaskan tata cara penulisan Salam Pembuka dalam aturan Business Letter dalam Bahasa Inggris. Ingat sekali lagi, kita harus konsisten, kalau tanggal, dalam gaya British English, maka keseluruhan surat harus dalam gaya yang sama. Begitu juga sebaliknya.
JIKA ANDA TAHU NAMA ORANGNYA:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga
Anda juga dapat menuliskan nama lengkapnya, namun kita harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini sangat berguna apabila Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya.
Contoh: Dear Chris Miller
JIKA ANDA TIDAK TAHU NAMA ORANGNYA:
Ada beberapa cara untuk menuliskan Salam Pembuka apabila Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju, yaitu seperti di bawah ini:
Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki
Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
Ladies = Jika penerimanya perempuani
Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau
To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
Pada British English, jangan gunakan tanda baca apapun, atau Anda dapat menggunakan koma
Pada American English, gunakan tanda baca “titik dua”
Tujuan dari penulisan “Perihal” adalah agar si penerima surat mendapat gambaran tentang apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada 3 (tiga) hal yang perlu Anda perhatikan dalam penulisan Perihal, yaitu:
Gunakan “Subject:” atau “Re:”
Tuliskan perihalnya dalam “Cetak Tebal”
Tulis Perihal dalam Huruf Besar
Perhatikan perbedaan penulisan “Perihal” antara British English dan American English seperti di bawah ini:
Letaknya antara Salam Pembuka dan Isi Surat, seperti di bawah ini:
Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145
Letaknya sebelum salam pembuka, seperti di bawah ini:
Subject: Request No. 145Dear Mr. Hunt:
Isi surat merupakan hal yang paling penting dalam Business Letter. Isinya harus betul-betul mewakili semua apa yang ingin Anda sampaikan. Jangan lupa pula untuk meletakkan tata krama. Berikut ini adalah panduannya:
1. Awali dengan huruf besar setia pawal kalimat.
2. Tulisan dalam Business Letter harus rata kiri.
3. Berikan 1 spasi untuk tiap paragraf baru.
1. Paragraf pertama: Pengantar dan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut.
2. Paragraf berikutnya: Jelaskan secara terperinci alasan Anda mengirimkan surat kepadanya, termasuk latar belakang, dan lain-lain yang dianggap perlu.
3. Paragraf Terakhir: Simpulkan sekali lagi alasan Anda dan harapan kepada penerima surat
Salam Penutup sangat berhubungan erat dengan Salam Pembuka. Biasanya ada beberapa aturan main yang harus kita perhatikan. Penyajiannya juga berbeda antara British English dan American English seperti penjelasan berikut ini:
1. Jika Anda memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam penutupnya adalah “Yours sincerely” atau “Sincerely yours”.
2. Jika Anda tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam Penutupnya adalah “Yours faithfully” atau “Faithfully yours”.
Gunakan “Sincerely” atau “Sincerely yours”, untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan nama penerima ataupun tidak.
Dalam Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:
Kadangkala kita sering mengirimkan surat beserta dengan lampirannya. Setidaknya ada dua cara untuk menyatakan bahwa surat kita tersebut memiliki lampiran, yaitu:
1. Menyebutkan satu persatu lampirannya, atau
2. Hanya menuliskan “Enclosure” tepat di bawah nama penanda tangan surat.
Perhatikan gaya penulisan Business Letter “British English” di bawah ini:
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Mr. James Hunt 25 January 2012
Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145
Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure.
We thank you and look forward to hearing from you soon.
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Perhatikan gaya penulisan Business Letter “American English” di bawah ini:
January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure.
We thank you and look forward to hearing from you soon.
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223