ormat surat dan contoh-contohnya.
· Format Block (Block Format) : Business Letter
Format block pada business letter merupakan format surat bisnis yang paling sederhana atau simpel diantara ketiga format surat bisnis yang lain karena semuanya diletakkan pada bagian kiri surat.
· Modified Block Format: Business Letter
Pada Modified block format businses letter, letak penulisan alamat (address), tanggal (date),closing (penutup), tanda tangan (signature) dan nama (printed name) berada di bagian kanan surat.
· Semi-Block (Indented) Format: Business Letter
Pada semi-block (indented) format business letter, format penulisannya hampir sama dengan Modified Block Format, tetapi pada bagian isi, paragraphnya dibuat menjorok ke dalam, sedangkan pada Modified Bock Format tidak.
· Format standar
Dalam surat formal yang ditulis dalam format standar tempatkan alamat anda atau alamat perusahaan pada bagian atas surat (kop surat). Lalu tempatkan alamat orang atau perusahaan yang dituju dibagian atas kiri surat. dan tempatkan juga tanggal pada bagian kanan atas surat sejajar dengan alamat yang dituju.
· POSISI ALAMAT PENGIRIM DAN TANGGAL
Pada British English, alamat dan tanggal diletakkan di sudut kanan atas seperti contoh di bawah ini:
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
25 January 2012
Pada American English, alamat pengirim diletakkan di:
1. Sebelah kiri, di bawah tanggal, atau
2. Di akhir surat, di bawah tanda tangan
January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Atau
SincerelyJames Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
· ALAMAT PENERIMA
Sebelum kita membahas posisi alamat penerima, ada baiknya perhatikan hal-hal berikut ini:
Urutan dalam penulisan Penerima dalam Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:
Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr …
Nomor Rumah, jalan
Lokasi
Kode area
NEGARA (huruf besar semua)
Pada British English, letak penerima surat sejajar dengan tanggal seperti di bawah ini:
Mr. James Hunt 25 January 2012
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
Sedangkan pada American English, alamat penerima diletakkan 2 baris di bawah alamat pengirim (atau 2 baris dibawah tanggal jika alamat pengirim diletakkan dibawah tanda tangan).
January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
Atau
January 25, 2012Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
—- isi surat —-
Sincerely
James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
· SALAM PEMBUKA
Di bawah ini akan kami jelaskan tata cara penulisan Salam Pembuka dalam aturan Business Letter dalam Bahasa Inggris. Ingat sekali lagi, kita harus konsisten, kalau tanggal, dalam gaya British English, maka keseluruhan surat harus dalam gaya yang sama. Begitu juga sebaliknya.
JIKA ANDA TAHU NAMA ORANGNYA:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga
Contoh: Dear Mr Miller
Anda juga dapat menuliskan nama lengkapnya, namun kita harus menghilangkan gelarnya (Mr/Mrs). Hal ini sangat berguna apabila Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya.
Contoh: Dear Chris Miller
JIKA ANDA TIDAK TAHU NAMA ORANGNYA:
Ada beberapa cara untuk menuliskan Salam Pembuka apabila Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju, yaitu seperti di bawah ini:
a. British English
Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki
Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
b. American English
Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
Ladies = Jika penerimanya perempuani
Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau
To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
TANDA BACA
Pada British English, jangan gunakan tanda baca apapun, atau Anda dapat menggunakan koma
Dear Mr Miller
Dear Mr Miller,
Pada American English, gunakan tanda baca “titik dua”
Dear Mr. Miller:
· PERIHAL (SUBJEK)
Tujuan dari penulisan “Perihal” adalah agar si penerima surat mendapat gambaran tentang apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada 3 (tiga) hal yang perlu Anda perhatikan dalam penulisan Perihal, yaitu:
Gunakan “Subject:” atau “Re:”
Tuliskan perihalnya dalam “Cetak Tebal”
Tulis Perihal dalam Huruf Besar
Perhatikan perbedaan penulisan “Perihal” antara British English dan American English seperti di bawah ini:
a. British English
Letaknya antara Salam Pembuka dan Isi Surat, seperti di bawah ini:
Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145
Referring to your …
b. American English
Letaknya sebelum salam pembuka, seperti di bawah ini:
Subject: Request No. 145Dear Mr. Hunt:
Referring to your …
· ISI
Isi surat merupakan hal yang paling penting dalam Business Letter. Isinya harus betul-betul mewakili semua apa yang ingin Anda sampaikan. Jangan lupa pula untuk meletakkan tata krama. Berikut ini adalah panduannya:
1. Awali dengan huruf besar setia pawal kalimat.
2. Tulisan dalam Business Letter harus rata kiri.
3. Berikan 1 spasi untuk tiap paragraf baru.
ISI
1. Paragraf pertama: Pengantar dan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut.
2. Paragraf berikutnya: Jelaskan secara terperinci alasan Anda mengirimkan surat kepadanya, termasuk latar belakang, dan lain-lain yang dianggap perlu.
3. Paragraf Terakhir: Simpulkan sekali lagi alasan Anda dan harapan kepada penerima surat
· SALAM PENUTUP
Salam Penutup sangat berhubungan erat dengan Salam Pembuka. Biasanya ada beberapa aturan main yang harus kita perhatikan. Penyajiannya juga berbeda antara British English dan American English seperti penjelasan berikut ini:
British English
1. Jika Anda memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam penutupnya adalah “Yours sincerely” atau “Sincerely yours”.
2. Jika Anda tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam Penutupnya adalah “Yours faithfully” atau “Faithfully yours”.
American English
Gunakan “Sincerely” atau “Sincerely yours”, untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan nama penerima ataupun tidak.
Dalam Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:
1. Regards
2. Kind regards
3. Best wishes
· LAMPIRAN
Kadangkala kita sering mengirimkan surat beserta dengan lampirannya. Setidaknya ada dua cara untuk menyatakan bahwa surat kita tersebut memiliki lampiran, yaitu:
1. Menyebutkan satu persatu lampirannya, atau
2. Hanya menuliskan “Enclosure” tepat di bawah nama penanda tangan surat.
KESIMPULAN:
Perhatikan gaya penulisan Business Letter “British English” di bawah ini:
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Mr. James Hunt 25 January 2012
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145
Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure.
We thank you and look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Enclosure
Perhatikan gaya penulisan Business Letter “American English” di bawah ini:
January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Subject: Request No. 145
Dear Mr. Hunt:
Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure.
We thank you and look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Enclosure
